Ein E-Mail-Programm ist keine Aufgabenverwaltung

Ein E-Mail-Programm ist keine Projektmanagement-Software oder To-do-Liste!
Wie du deine Aufgaben besser verwalten kannst.

letzte Änderung im Nov 2022 | Lesezeit: 1 Minute
Ein Smartphone mit ungelesener Mail-Anzeige

Ich bekomm’ ja ehrlicherweise immer mal wieder Schnappatmung, wenn ich die Mail-Postfächer anderer Leute sehe.
Hunderte oder tausende Mails im Posteingang. Auf die Frage »Warum?« erhalte ich als Antwort dann meist, dass es sich um wichtige Mails für ein Projekt oder Ähnliches handelt.

„🤷‍♂️ „𝘑𝘦𝘵𝘻𝘵 𝘭𝘢𝘴𝘴 𝘥𝘪𝘦 𝘓𝘦𝘶𝘵𝘦 𝘥𝘰𝘤𝘩 𝘪𝘩𝘳𝘦 𝘈𝘶𝘧𝘨𝘢𝘣𝘦𝘯 𝘥𝘰𝘳𝘵 𝘷𝘦𝘳𝘸𝘢𝘭𝘵𝘦𝘯!“
🙅‍♂️„𝘕𝘦𝘪𝘯““

E-Mails sind keine skalierbare und nachhaltige Lösung, um Aufgaben, Projekte oder To-dos zu organisieren.

Eine E-Mail kann zwar Informationen dazu enthalten, diese sollten aber in andere System überführt werden.

Auf einem Schreibtisch voller Notizzettel, Briefe und Aktenordner behält aber auch niemand den Überblick. Und der gelesen/ungelesen-Status ist keine zuverlässige Möglichkeit, den Status einer Aufgabe zu erfassen.

Anstatt die Mail also im Eingang zu behalten, kannst du auch Folgendes machen:

  • 1. Anhand der 2-Minuten-Regel prüfen, ob die Aufgabe direkt erledigt werden kann.
  • 2. Die Aufgabe in eine »richtige« To-do-Liste/Aufgabenverwaltung o.Ä. eingeben.
  • 3. Die Mail archivieren.
  • 4. Dich über den leeren oder wenigstens nicht mehr so vollen Posteingang freuen 😉

Natürlich hört es sich in der Theorie einfach an. Die Aufgabe erledigt sich in der To-do-Liste auch nicht automatisch. Und wenn erst einmal hunderte Mails aufgelaufen sind, dauert auch das durcharbeiten.

Das stimmt.
Nur hat eine wie auch immer geartete Liste gegenüber einer E-Mail folgende Vorteile:

  • ⌛️ Du kannst dir Aufgaben für später einplanen und wirst automatisch erinnert.
  • 🕖 Du kannst dir Zeiten zum Bearbeiten deiner Mails und deiner To-do-Liste einteilen.
  • 🧐 Du siehst auf einen Blick alle offenen Aufgaben. Und auch die erledigten ✅
  • 👍 Du kannst die Aufgaben leichter delegieren und an diesen zusammenarbeiten.

Das Programm selbst muss dabei überhaupt nichts Spezielles können oder viel Geld kosten. Wichtiger ist das Vorgehen an sich.

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